Menu
Meetingy pracovného charakteru sa môžu jednoducho stať jedným z najväčších požieračov času v akejkoľvek organizácii. Je dosť možné, že až 5 z 10 stretnutí, na ktorých ste kedy sedeli, boli buď zbytočné, alebo prinajmenšom neefektívne vedené. Ako teda zaistíte, aby boli všetky vaše meetingy produktívne a efektívne? Skúste využiť 7 tipov pre zorganizovanie perfektného meetingu.
1. Porozmýšľajte nad tým, či je meeting vôbec potrebný
Niektoré veci už zo svojej podstaty nepotrebujú byť prerokované na skupinovom stretnutí. Typickým príkladom je pokúšanie sa získania spätnej väzby na niekoľko desiatok strán dlhý dokument. Predstava, že sa Vám počas schôdze podarí získať zmysluplný feedback od piatich alebo viacerých ľudí je prinajmenšom veľmi optimistická.
Článok pokračuje pod reklamou
2. Zabezpečte prítomnosť iba pozvaných kľúčových ľudí
Ak pozývame ľudí na meeting mali by sme si riadne premyslieť koho tam chceme mať aby sa na nás kolegovia alebo nadriadení nemračili v kuchynke keby sme museli náhodu neskôr ich pozvanie stiahnuť alebo iných kolegov vynechať.
Spravodlivý spôsob je zvoliť si jedného delegáta z dotknutého oddelenia alebo skupiny. Ich prácou bude reprezentácia tímu a následná filtrácia informácii z meetingu.
3. Stanovte si čo od meetingu očakávate
Majte jasný cieľ a program schôdze.
Mali by ste sa zamyslieť nad tým, čo je účelom stretnutia. Chcete niečo rozhodnúť? Chcete niečo získať ? Chcete k niečomu prispieť ? Musíte mať jasnú predstavu o tom, čo je cieľom stretnutia. A čo je dôležitejšie, musíte to skutočne ľuďom odkomunikovať aby prítomní vedeli, ideálne v predstihu prečo sa tam s Vami zišli.
4. Schôdza sa začína odoslaním pozvánky, nie začatím stretnutia
Skúste dať ľuďom o meetingu vedieť týždeň dopredu s tým, že im prezentáciu alebo materiály pošlete a stanovíte skutočne jasné očakávania zahrňujúce poskytnutie spätnej väzby a diskusiu.
5. Stretnutie pred meetingom
Ak je téma, ktorou sa zaoberáte, obzvlášť citlivá alebo obzvlášť kritická, možno by ste mali zvážiť využitie času na stretnutie pred samotným meetingom. Obráťte sa na niektorých kľúčových hráčov, ktorí sa na stretnutí zúčastnia a pokúste sa dosiahnuť s nimi porozumenie skôr ako sa stretnutie začne. Ak sa Vám podarí vyriešiť najdôležitejšie sporové body ešte pred samotným meetingom, stretnutie bude prebiehať v príjemnejšej, možno menej konfrontačnej atmosfére.
Článok pokračuje pod reklamou
6. Aktívne manažujte meetingy
Ako riešiť problém nesúvisiacich otázok s aktuálnou problematikou ?
Použijte metódu parkoviska. Využijeme napríklad roh tabule alebo flipchartu kde zachytíme nápad prichádzajúci od prítomných a tam ho zaparkujeme a následne sa znova zameriame na aktuálnu problematiku.
Vašou úlohou ako sprostredkovateľa je teda nielen zaistiť, aby ste sa držali témy, ale mali by ste tiež zaistiť rovnaké zastúpenie účastníkov v miestnosti na diskusii. A to znamená, že niekedy musíte prerušiť rozhovor, ale to sa dá aj opatrne. Napríklad: „Počuj, Adam. Načrtol si niekoľko skutočne dobrých nápadov, ale teraz chcem počuť, čo na to hovorí Eva, a potom sa na konci môžeme vrátiť k niektorým tvojim myšlienkam, ok?“
7. Dohodnite sa na ďalších krokoch, ktoré je potrebné vykonať počas schôdze, a potom ich zdokumentujte
Ako organizátor meetingu musíte byť ten, kto povie: „Dobre, vážení, takže sa chcem uistiť, že mám jasno…”
A potom po meetingu treba poslať stručné zhrnutie schôdze a zdokumentovať kroky, ktoré boli dohodnuté a kto je za ich vykonanie zodpovedný.
Pamätajte, nie každá téma je hodná meetingu, ale ak meeting treba, je dôležité, aby ste sa riadili týmito radami a zaistili tak čo najefektívnejšie a najproduktívnejšie stretnutia.
8. Zdokonaľte svoje komunikačné schopnosti v cudzom jazyku
Čaká Vás stretnutie s klientom alebo kolegom, ktorý rozpráva cudzím jazykom? Je pre Vás nemecká konverzácia ťažkým orieškom a radi by ste sa naučili lepšie vyjadrovať svoje myšlienky a názory v cudzom jazyku? Vašu jazykovú úroveň zlepší a sebavedomie dodá kurz nemčiny pre začiatočníkov, ktorý môžete absolvovať aj online, a hravo tak ovládnuť nemčinu.
Viac informácii ako priniesť efektivitu v komunikácii v cudzom jazyku nájdete na stránkach jazykovej školy Volis Academy.
